Статьи

«Днем и ночью в офисе и дома – работаю, работаю, работаю… И ничего не успеваю!» – часто приходится слышать от коллег да и с завидным постоянством произносить самому. Как разорвать порочный круг циферблата, добыв себе тот самый час, которого так отчаянно не хватает на личную жизнь, отдых, заботу о здоровье?

Начать следует с поиска причины вечной спешки и нехватки времени не в чем-нибудь, а в себе, любимом. Ведь это вы не успеваете – значит, и осознавать, где теряете время, и учиться правильно распределять дела придется вам самому. Задумайтесь: не попадаете ли вы в одну из трех основных неуспевающих групп?

Ситуация первая

ТРУДОГОЛИК-ИМИТАТОР

«Кто сказал, что начальником быть хорошо?! Я прихожу в офис первой, а ухожу последней и постоянно не только контролирую своих подчиненных, учу их, но и просто многое выполняю за них! Отчасти я их понимаю: у одного – семья, у другой – вторая работа, третий доучивается… Не все могут постоянно задерживаться по рабочей необходимости. Но за 5 лет такой жизни я устала настолько, что чувствую себя древней и больной».

Нередко человек специально демонстрирует колоссальную занятость или создает ситуацию, при которой он выглядит очень занятым. Чаще всего это связано с желанием почувствовать самому и показать другим свою значимость. Задумайтесь, зачем вам казаться столь деловитой, если можно просто быть преуспевающей, причем во всех сферах жизни?

1. Ограничьте рамки своего рабочего времени, записав в органайзере, к примеру: «Мое рабочее время – с 9.00 по 19.00». Четко следуйте составленному графику. На часах 19.00 – бросаем все дела и уходим домой, не отвечаем на деловые звонки вне этого времени.

2. Не создавайте проблем себе и другим. Четко формулируйте задание для каждого подчиненного и не меняйте его по сто раз на дню. Задания лучше тоже расписывать в органайзере по схеме: фамилия подчиненного – его обязанность – срок исполнения (желаемый и крайний).

3. Если работа выполнена приемлемо, не заставляйте сотрудников переделывать. Этим вы не только вызываете негативное к себе отношение, но и расхолаживаете подчиненных. Человек, многократно переделывающий одно и то же, в конце концов возненавидит свой труд и начнет халтурить. Если вы не довольны качеством или сроками исполнения, поставьте это сотруднику на вид и попросите впредь работать быстрее и аккуратнее.

4. Среди широчайшего спектра современных развлечений и средств проведения досуга непременно найдите себе хобби и ежедневно выделяйте на него время, четко фиксируя эти часы в своем расписании дня.

Ситуация вторая

ПО ЩУЧЬЕМУ ВЕЛЕНИЮ

«Ничего не успеваю, опаздываю на деловые и личные встречи и все забываю. На работе меня критикуют, друзья подтрунивают, а я уже устал от того, что каждый день меня ждет сто двадцать пять незаконченных дел и количество их только растет».

За нехваткой времени и незавершенными делами могут скрываться неорганизованность, нерешительность, инертность и даже лень. Действительно, трудно выполнять поставленные задачи в установленные сроки, если отвлекаешься, не можешь сконцентрироваться, потакаешь своему плохому настроению и т. п.

1. Первое, что вы делаете, придя в офис, не связано с вашими  обязанностями. Например, вы сразу заходите в «Одноклассники», «В Контакте» или другие развлекательные или новостные ресурсы. Еще хуже, если потом вообще не закрываете их, а просто сворачиваете окна, когда появляется начальник. Откажитесь от привычки параллельно работать и развлекаться  - и заметите, как времени на выполнение работы качественно и в срок заметно прибавится.

2. Возможно, вы просто боитесь взяться за работу. Не знаете, «с какой стороны подойти», и, «размышляя», раскладываете пасьянс. В этом случае следует попросить как можно более четко и детально объяснять задания, обязательно дублировать их в письменной форме. Хорошо, если вас будут контролировать на каждом этапе и требовать жесткого соблюдения графика. Вам же нужно составлять письменный конкретный план с подробным описанием задач и указанием сроков.

Ситуация третья

АКТИВНАЯ МАМА

«Вопрос рационального использования времени встал передо мной с первых дней рождения дочери. Практически через неделю после возвращения из роддома заказчик прислал большой объем работы (я переводчик), выполнить который надо было как всегда в сжатые сроки. Приходилось одной рукой набирать тексты, а второй держать малышку у груди. А ведь еще прогулки, готовка, уборка…»

Вот основные советы женщине, обремененной семьей и детьми, позволяющие все успевать.

1. Вечером перед отходом ко сну пишите план действий на завтра. Это не позволит упустить из виду самое важное и забыть о срочном, закрутившись по хозяйству. Особенно это актуально для молодых мам – гормональные изменения в организме после беременности и родов сильно влияют на память.

2. Любое задание, которое необходимо выполнить, разбивайте на несколько более мелких. Как говорится, «слона нужно кушать небольшими порциями».

3. Если есть возможность, пользуйтесь всеми благами и достижениями цивилизации. Памперсы, микроволновая печь, готовое детское питание сэкономят ваши силы и время.

4. Лучше поддерживать чистоту и порядок в доме ежедневно, тратя при этом минимум усилий, чем раз в неделю, а то и реже, проводя генеральную уборку.

Маленькие хитрости большого времени

Выясните, на что уходят драгоценные минуты. Для этого в течение нескольких дней записывайте в блокнот буквально каждое свое дело (включая обеды и просмотр телепрограмм). Отмечайте по часам начало и конец его выполнения и будьте честны перед собой. Через некоторое время просто проанализируйте записи и сделайте необходимые выводы.

Не отказывайтесь от помощи ни дома, ни на работе. Более того, если не успеваете либо не справляетесь, без стеснения просите вам помочь.

Ограничьте свое пребывание в Интернете. Онлайн-игры и онлайн-общение крадут огромную массу времени.

Позволяйте себе расслабиться. Отдохнувший и выспавшийся человек успевает сделать намного больше.

Подумайте, как можно автоматизировать тот или иной процесс. Иногда самые простые решения оказываются поистине гениальными.

Резервы времени искала Анна Баринова